С 1 сентября 2026 года ЭПД стали обязательными: ошибки в цифровом документообороте грозят штрафами

С 1 сентября 2026 года в России вступили в силу правила об обязательном использовании электронных перевозочных документов (ЭПД). Компании, занимающиеся грузоперевозками, теперь обязаны оформлять транспортные накладные, заказ-заявки и экспедиторские документы в цифровом виде. Бумажный вариант сохраняется только для узкого круга случаев: перевозки в зонах ЧС или военного положения, спецгрузов, периодических печатных изданий и продукции двойного назначения.

Для бизнеса это означает переход на новые IT-сервисы и перестройку логистического документооборота. Ошибка в оформлении или отсутствие доступа к интернету могут привести к проблемам при проверках ГИБДД. В системе 1С:ИТС уже опубликован подробный справочник, который объясняет, как настроить работу с ЭПД, цифровыми паспортами перевозок и действиями в нетипичных ситуациях (например, при потере связи).

Ключевые изменения в законодательстве для бизнеса

Вместе с внедрением ЭПД с 1 сентября 2026 года заработал ряд других важных норм, влияющих на бухгалтерию, кадры и налоги.

Трудовые отношения и кадровый учет

• Увольнение за прогул: Роструд рекомендует оформлять увольнение датой, предшествующей первому дню отсутствия, что может вызвать сложности с документооборотом. Практичнее фиксировать приказ в день издания.
• Донорские дни: Работник может использовать день отдыха после сдачи крови только по согласованию с работодателем. Самовольное использование этих дней не считается уважительной причиной отсутствия, но и прогулом это не является.
• Заявление об увольнении: Если сотрудник написал заявление «по собственному», уволить его «по статье» (по инициативе работодателя) нельзя. Также нельзя отменить приказ об увольнении во время больничного и издать новый после выздоровления — такое действие незаконно.
• Форма ЕФС-1: С 1 сентября в форме появились новые коды для отражения договоров, по которым страхователь обязан платить взносы на травматизм (например, гражданско-правовые договоры).

Налоги и отчетность

• Штрафы ГИБДД: Суд подтвердил, что административные штрафы за нарушения ПДД нельзя включать в расходы компании для снижения налога на прибыль.
• УСН и НДС: Компании на упрощенной системе налогообложения (УСН) с доходом свыше 20 млн руб. обязаны сдавать декларацию по НДС, даже если налог к уплате не начисляется из-за освобождения. В 2026 году действует мораторий на штрафы за несдачу, но возможна блокировка счетов.
• НДФЛ с займов: Организация обязана удерживать НДФЛ с процентов, выплачиваемых учредителю по договору займа, и включать эти суммы в расчет 6-НДФЛ.
• Сроки взыскания долгов: Арбитражный суд Уральского округа разъяснил порядок: право инспекции на взыскание неуплаченного налога прекращается через два года после истечения срока добровольной уплаты (3 месяца на требование + 8 рабочих дней).

Розничная торговля и кассы

• Новые правила торговли: С 1 сентября действуют обновленные правила розничной продажи. Агрегаторы включены в сферу регулирования, легализовано подтверждение возраста через мессенджер «Макс», ужесточен контроль за оборотом ювелирных изделий. Одежда и обувь теперь должны продаваться в упаковке.
• Форматы фискальных данных (ФФД): С 1 марта 2027 года планируется отмена старых версий ФФД (1.05 и 1.1). Останется только версия 1.2. Если онлайн-касса не поддерживает этот формат, ее придется заменить.
• Водительские права: С 8 сентября 2026 года водители могут предъявлять инспектору ДПС QR-код водительского удостоверения и свидетельства о регистрации через мессенджер «Макс».

Практические последствия для компаний

Внедрение электронных перевозочных документов (ЭПД) требует от логистических служб и бухгалтерии интеграции новых сервисов в существующие процессы. Отсутствие стабильного интернет-соединения или ошибок в настройках ПО может привести к невозможности легализовать перевозку, что создает риски при проверках и претензиях со стороны контрагентов.

• Цифровая инфраструктура: Компании должны убедиться, что их учетные системы (например, 1С) обновлены до версий, поддерживающих работу с ЭПД и новыми форматами ФФД. Для регионов с нестабильным интернетом критически важно наличие резервных схем работы или возможность офлайн-режима, если это предусмотрено правилами оператора ЭДО.
• Аудит кадровых документов: Юридическим отделам стоит пересмотреть внутренние регламенты увольнения и оформления больничных листов. Новые судебные трактовки (например, о невозможности повторного издания приказа об увольнении после больничного) повышают риск признания увольнения незаконным при малейших нарушениях процедуры.
• Планирование закупок оборудования: Розничным сетям и компаниям с большим парком касс необходимо проверить реестр ККТ на совместимость с ФФД 1.2. Задержка обновления может привести к необходимости дорогостоящей замены оборудования в срок до марта 2027 года.
• Налоговая прозрачность: Введение минимальной базы по страховым взносам для руководителей (с 1 января 2026 года) и новые правила по НДФЛ с процентов по займам требуют пересмотра договоров с топ-менеджментом и учредителями. Компании должны обеспечить корректное отражение этих выплат в отчетности, чтобы избежать доначислений.

Контекст и последствия

Источник: Информационный выпуск №34955 от 01.10.2026, посвященный обзору новостей информационно-технологического сопровождения и изменений в законодательстве.

Основные изменения направлены на цифровизацию документооборота (ЭПД, электронные возражения по проверкам, QR-коды прав) и повышение налоговой дисциплины. Для российских компаний это сигнал о том, что государство ускоряет переход к полностью цифровым процессам контроля. Бизнесу следует заранее инвестировать в обновление IT-инфраструктуры и обучение сотрудников новым правилам оформления документов, чтобы избежать штрафов и операционных сбоев в 2027 году.