С 2026 года бумажные документы в логистике утратят силу, а AXELOT TMS X5 обеспечит переход на ЭПД

С 1 сентября 2026 года для всех компаний в сфере грузоперевозок вводится обязательное использование электронных перевозочных документов. Игнорирование этого требования станет невозможным, так как бумажные аналоги утратят юридическую силу для ряда операций. Разработчик системы AXELOT TMS X5 уже внедрил модуль для работы с этими документами, позволяя формировать и подписывать их прямо внутри программы управления транспортом. Это решение связывает юридическую часть сделки с реальным движением груза, устраняя разрыв между бумажной отчетностью и фактическим выполнением рейса.

Внедрение единого интерфейса для управления заявками и документами снижает риск ошибок при ручном вводе данных, так как информация переносится автоматически из одного блока в другой.

Как работает новая функциональность

Система AXELOT TMS X5 объединяет работу с документами и логистическими процессами. Пользователь больше не переключается между разными программами: все данные о рейсах, водителях и транспортных средствах доступны в одном окне. Это позволяет автоматически заполнять документы актуальной информацией, отправлять их на подпись и отслеживать статусы обработки.

Ключевые возможности нового модуля:

• Автоматическое заполнение: Данные из системы управления транспортом (TMS) переносятся в документы без участия человека.
• Контроль статусов: Отслеживание того, кто и когда подписал документ, а также выявление незавершенных операций.
• Единое хранение: Электронные документы привязываются к конкретному рейсу и хранятся вместе с историей его выполнения.
• Обмен данными: Интеграция с операторами ИС ЭПД для передачи информации в государственную систему ГИС ЭПД.

Первоначально интеграция реализована с оператором «Контур». Архитектура системы построена так, чтобы при необходимости быстро подключать других операторов без перестройки внутренних процессов.

Какие документы теперь в электронном виде

В системе AXELOT TMS X5 уже поддерживается работа со следующими типами документов:

• Электронный заказ или заявка (ЭЗЗ).
• Электронная транспортная накладная (ЭТрН).
• Экспедиторские документы.
• Электронный путевой лист (ЭПЛ).

Действующие клиенты, у которых уже внедрена система, получат доступ к этим функциям после подключения соответствующего блока.

Операционные последствия, тренды и практические аспекты

• Снижение операционных рисков: Автоматическая синхронизация данных между заявкой на перевозку и итоговым документом исключает расхождения в цифрах, которые часто возникают при ручном переносе информации.
• Необходимость настройки интеграции: Для полноценной работы компаниям потребуется выбрать оператора ЭПД и настроить обмен с ГИС ЭПД, что может потребовать времени на техническую настройку перед дедлайном.
• Централизация отчетности: Хранение всех электронных документов в составе конкретного рейса упрощает аудит и проверку истории перевозок, так как вся цепочка данных находится в одном месте.
• Зависимость от инфраструктуры: Работа с электронными документами требует стабильного доступа к интернету и корректной настройки электронной подписи, что становится критическим фактором для непрерывности бизнес-процессов.

Переход на обязательный ЭПД меняет структуру затрат логистических компаний: расходы на бумагу и архивирование снижаются, но растут требования к цифровой грамотности персонала и стабильности IT-инфраструктуры.