С 1 сентября 2026 бумажные накладные утратят силу, а их отсутствие станет операционным риском

С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу требование федерального закона №140-ФЗ: заказы, транспортные накладные и экспедиторские документы для автотранспорта нужно оформлять исключительно в электронном виде. Бумажные аналоги теряют юридическую силу. Для бизнеса это означает переход на цифровые форматы перевозочных документов (ЭПД) через интегрированные решения, такие как 1С-ЭПД, или другие сертифицированные сервисы.

Что меняется для участников перевозок

Законодательство требует полного отказа от бумаги при оформлении автотранспортных перевозок. Компании, использующие систему «1С:Предприятие», получают встроенный инструмент для выполнения этих требований.

• Автоматизация оформления: В программах 1С появилась возможность создавать электронный заказ (заявку) и электронную транспортную накладную (ЭТрН) на основе уже существующих документов («Реализация товаров и услуг» или «Счет покупателю»). Это заполняет большинство полей автоматически, минимизируя ошибки ручного ввода.
• Цепочка документооборота: Процесс строится логично: первичный учетный документ превращается в заявку, а затем в накладную. Это ускоряет подготовку к отгрузке.
• Подписание на выезде: В «1С:Бухгалтерия 8» (с версии 3.0.202) водители могут подписывать титулы погрузки и выгрузки прямо в мобильном приложении 1С-ЭПД, используя квалифицированную электронную подпись сотрудника. Это избавляет логистов и бухгалтеров от необходимости повторно прогонять документы через информационную базу после возвращения машины.
• Работа с черновиками: Контрагенты (например, транспортные компании) могут присылать «черновики» заявок или накладных. Получателю остается только добавить номер, дату и данные подписанта, после чего документ становится готовым к отправке. Это упрощает старт работы для новых пользователей системы ЭПД.

Переход на электронные форматы исключает потерю бумажных документов и ускоряет сверку данных между грузоотправителем и перевозчиком, что критично для логистических цепочек с высокими оборотами.

Новые возможности и интеграции

Разработчики 1С доработали продукт на основе опыта внедрений за 2022–2025 годы. Основные обновления направлены на удобство и совместимость с внешними системами.

• Мобильное приложение: Поддержано подключение мобильного приложения 1С-ЭПД в «1С:Бухгалтерия 8». Приложение доступно в App Store, RuStore и Google Play.
• Интеграция с ЕГАИС: Добавлена возможность указывать идентификатор заявки из системы ЕГАИС (государственная информационная система учета производства и оборота этилового спирта) при перевозке слабоалкогольной продукции. Это требуется для соблюдения норм контроля за оборотом алкоголя.
• Экспедиторские документы: Поддержана работа с электронными поручениями экспедитору (ПЭ), экспедиторскими расписками (ЭР) и складскими расписками (СР).
• Отправка без приглашений: Появилась возможность отправлять ЭПД контрагентам без предварительного обмена техническими приглашениями на подключение.

Условия подключения и тарифы

Для начала работы с 1С-ЭПД не требуется отдельная оплата базового доступа. Однако для экономии на долгосрочной перспективе рекомендуется заказывать предоплаченные тарифы через партнеров 1С.

• Бесплатный лимит: Для небольших пользователей действует льгота: до 5 электронных перевозочных документов в месяц можно оформлять бесплатно.
• Демо-режим: Тестировать функционал можно в демонстрационном режиме, доступном как для локальных баз данных, так и для облачного сервиса 1С:Фреш. Переключение в демо-режим происходит без установки дополнительных расширений.

Малые компании, оформляющие менее пяти перевозок в месяц, могут легализовать свой документооборот с нулевыми затратами на лицензирование ЭПД, используя встроенные возможности 1С.

Контекст и последствия

Внедрение обязательных электронных перевозочных документов меняет операционные процессы логистики.

• Необходимость цифровизации: Компании, не использующие ЭДО (электронный документооборот), вынуждены будут подключиться к сервисам обмена. Клиентам 1С-ЭДО достаточно отметить в настройках нужный формат документов для обмена с контрагентами.
• Рост требований к ИТ-инфраструктуре: Для подписания документов квалифицированной электронной подписью (КЭП) на уровне физических лиц (водителей, экспедиторов) требуется наличие токенов и корректная настройка мобильных устройств. Это создает зависимость от стабильной работы мобильной связи в местах погрузки и выгрузки.
• Снижение бюрократии: Автоматическое заполнение полей из учетных документов снижает нагрузку на сотрудников, которые ранее вручную переносили данные из накладных в транспортные документы.

Для бизнеса это сигнал к тому, что с осени 2026 года отсутствие настроенного электронного документооборота для грузоперевозок станет операционным риском: без ЭПД невозможно будет легально оформить отгрузку.